Reset你的大腦，新的雲端系統上線了
當我們與客戶討論雲端電話系統時，常常遇到他們提出一些基於傳統總機系統的設定疑問，例如分機布線、座位變動對通話的影響、來電轉接的繁瑣操作等。然而，這些擔憂在雲端系統中早已不復存在。新的雲端總機從設計上就徹底改變了通訊管理的方式，大幅簡化了操作流程，並提供更多智慧化功能，讓管理和使用都變得更加高效與靈活。為了幫助大家釐清這些差異，我們特別整理了幾個常見場景，展示雲端系統如何徹底優化這些傳統問題，讓您不再困於過去的習慣，而是全面擁抱更高效的工作方式。
1. 我們把分機建置變得更簡單了
傳統總機系統中，分機設置通常需要專業技術人員來處理，涉及複雜的硬體安裝和手動配置，過程繁瑣且易出錯。相比之下，EVOX雲端總機系統使分機設置變得簡單直觀，無需專業知識，客服主管等非技術人員也能輕鬆完成分機分配和來電路由調整等操作。所有設定都可以通過網頁進行，並且不需要額外的硬體維護，極大提升了管理效率與靈活性，節省了學習成本和運營時間。
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2. 更換座位不再需要重新布線
在傳統總機系統中，當同仁更換座位時，往往需要技術人員重新調整分機線路，甚至更換設備。而雲端總機的設計讓分機與使用者帳號綁定，不再受限於物理位置。這意味著，同仁只需帶著話機或登入新位置的設備，即可無縫延續原本的通訊設定。這不僅節省了重新配置的時間，也讓座位變動變得更靈活且高效。
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3. 不在辦公室也可以接電話了
傳統總機系統通常綁定於辦公室桌上的實體電話機，這限制了員工只能在辦公室內接聽來電。然而，隨著雲端總機的普及，您可以透過手機、電腦接聽來電，讓您不再受限於辦公桌。尤其是在經歷了疫情後，許多企業開始轉向混合式辦公或遠端工作（WFH），雲端總機成為了必須的工具，讓員工無論身處何地，只要連接網路即可保持聯繫。建議您將公司分機應用程式安裝在常用設備上，並習慣在工作開始時開啟應用程式，這樣可以確保不會錯過任何重要來電，無論您是在家還是外出。
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4. 不用再擔心錯過的來電如何處理
傳統總機系統中，未接來電往往需要人工協助來處理，無論是轉接給同事或是安排人員代接，這樣的過程不僅繁瑣，還可能影響業務流暢度。甚至有時候，來電無人接聽後，仍需手動查找回撥，浪費了大量時間。
然而，使用雲端總機後，您可以再分機上輕鬆設定來電轉接規則，將未接來電自動轉接給指定的代理人，或是設置智能答錄機。這樣，在您無法接聽來電時，系統會自動啟用自訂語音提示，引導對方留下語音訊息。更重要的是，EVOX雲端總機能將語音訊息轉換為文字，讓您可以迅速瀏覽來電留言的內容，避免錯過重要訊息。EVOX雲端系統的這些智能功能，讓管理者能夠更加輕鬆掌控來電流向，提高工作效率，並且避免了傳統系統中常見的處理延遲和人力成本。
5. 不需要再靠人工記憶同事分機
在傳統總機系統中，員工可能需要記住同事的分機號碼或依賴電話本。而EVOX系統內建通訊錄功能，讓您可以直接搜尋同仁的姓名來撥號，並且隨著公司的分機新增，分機清單會自動更新。這大大提高了通話效率，也減少了記憶分機號碼的困擾。
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6. 語音整合讓通話發揮更多價值
EVOX雲端服務不僅僅是一個電話系統，它還能整合其他工具，將通話語音轉錄為文字，並結合分析或整合到CRM系統中。比如，您可以將客戶來電需求自動轉錄為文字，方便存檔或進一步分析，甚至直接更新至客戶關係管理系統，幫助銷售與服務團隊更精確地掌握客戶需求。這樣的語音整合功能提升了業務流程的流暢度，為您的團隊帶來更多價值。
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雲端系統的上線，不只是系統升級，更是換個方式工作的開始。試著熟悉這些新功能，說不定會發現，原來電話管理也可以這麼簡單又聰明！